Desde el Menú principal / botón clientes pulsamos el selector servicio y, a continuación, la opción nuevo cliente. Sale la ventana datos cliente de servicio donde tenemos que introducir todos los datos necesarios para dar de alta a dicho cliente de servicio:
Campo código cliente de facturación. Aquí tenemos que introducir el cliente de facturación al que estará asociado el cliente de servicio que estamos dando de alta (al cliente de facturación al que vamos a facturar los trabajos que hagamos en dicho cliente de servicio). Obligatoriamente todo cliente de servicio debe de estar asociado a un cliente de facturación. Para ello, pulsamos el botón buscar y accedemos a la ventana buscador de clientes de facturación con dos campos donde tenemos que introducir los criterios de búsqueda. No tenemos más que escribir un patrón de búsqueda del cliente de facturación en el primer campo clientes que contengan … y seleccionar el criterio de búsqueda que estamos utilizando en el segundo campo clientes que contengan … (“nombre de empresa”, “código de cliente”, “código externo”, “CIF”, “persona de contacto”, “email”, “subcuenta”, “dirección”, “población”, “provincia”, “código postal”, “teléfono”, “fax” y “fecha de alta”). Si no conocemos con exactitud el patrón, no tenemos más que escribir un asterisco (*) en el campo Clientes que contengan … y nos saldrá la relación de todos los clientes de facturación, entre los que tendremos que seleccionar el cliente de facturación pertinente. Pulsamos el botón Buscar. Aparece en pantalla el o los clientes de facturación que cumplen los criterios de búsqueda que hemos introducido. Para cada uno de ellos, el sistema nos indica su código, nombre, dirección y persona de contacto y nos ofrece dos opciones: opción mover código y opción mover datos. Si pulsamos la opción mover código el sistema traslada a la ficha del cliente de servicio, que estamos dando de alta, exclusivamente el código de cliente de facturación, dejando todos los demás campos en blanco, para que nosotros los rellenemos. Esta opción sólo se usa cuando los datos del cliente de facturación no tienen mucho que ver con los del cliente de servicio (por ejemplo, en subcontratas…). Si pulsamos la opción mover datos el sistema traslada a la ficha del cliente de servicio, que estamos dando de alta, todos los campos comunes entre él y el cliente de facturación (CIF, nombre el cliente, dirección…). Se trasladan, pero podemos modificarlos en esta misma operación de alta de cliente. Es la opción más habitual, sobre todo, cuando la relación entre el cliente de facturación y el de servicio es 1 a 1. Automáticamente, se visualiza en pantalla el código cliente de facturación. A continuación, el sistema regresa a la pantalla de introducción de datos relativos al nuevo cliente de servicio que estamos creando. Podemos ver cómo en el campo código cliente de facturación aparece ya su código. Este campo, por cierto, no es editable para evitar errores; por consiguiente, si quisiéramos modificar el código tendríamos que volver a iniciar el proceso: dar al botón Buscar, buscar el cliente de facturación pertinente y asociarlo con el cliente de servicio que estamos dando de alta.
Campo C.I.F. Es el código de identificación fiscal del cliente de servicio que estamos dando de alta, que generalmente coincide con el del cliente de facturación al que está asociado. Cuando estamos introduciendo el CIF de un nuevo cliente, el sistema revisa si existe algún CIF coincidente para evitar que demos de alta dos veces al mismo cliente; el sistema simplemente nos avisa; el sistema no nos prohíbe dar de alta dos clientes con el mismo CIF.
Campo Nombre del cliente. Es el nombre del cliente de servicio sobre cuyos equipos nuestros técnicos realizarán los trabajos. Es el nombre por el que conocemos dichas instalaciones y que nos va a permitir distinguirlo del resto de clientes de servicio que tengamos en el sistema (por ejemplo, Bar Pepe); recordemos, porque cierto, que en cambio, el nombre del cliente de facturación debe de ser la razón social exacta (por ejemplo, Restauración Martínez S.L.).
Campo Número de referencia propia del cliente. Es simplemente cómo nuestro cliente conoce a ese centro, a esas instalaciones, al cliente de servicio que estamos dando de alta; por ejemplo, si tenemos como cliente una cadena de supermercados, el cliente de facturación identifica a cada tienda con un número interno, o con el nombre de la calle… Este número es importante porque va a aparecer en los documentos que le entreguemos al cliente, facilitándole al cliente de facturación la labor de identificar de una forma más sencilla el centro en el que hemos realizado el trabajo. Por cierto, no tiene porqué ser un número.
Campo desplegable Cliente administrador. Aquí podemos introducir o seleccionar el administrador al que está asociado el cliente de servicio, en el caso en el que tenga un administrador. Recordemos que un administrador es un cliente de facturación de tipo administrador, de ahí que, en este campo desplegable, sólo aparecerán los clientes de facturación que sean del tipo administrador.
Normalmente nos referimos a un administrador de fincas. Como sabemos, no le facturamos al administrador de fincas, sino a la propia comunidad, pero es el administrador el que se encarga de gestionarlo. Y al ser de tipo administrador, con que le demos el usuario y la contraseña del área de clientes, podrá ver todas sus fincas (aunque no se le facture a él).
Campo desplegable Tipo. Son los tipos de clientes de servicio con los que podemos trabajar (por ejemplo, genérico, oficinas, fábrica, industria, taller, residencial, museo …). Se cargan al implantar G3w, pero podemos añadir más, modificarlos… desde Menú principal / botón Mantenimiento / opción gestión de tablas / tabla Tipo de clientes.
Campo desplegable Técnico que suele realizar los trabajos. Introducimos la persona dentro de nuestra empresa que va a interactuar con los equipos de este cliente. Es un campo importante, fundamentalmente, porque los jefes de producción tienen en cuenta este campo a la hora de repartir masivamente los trabajos mensuales; está comprobado que un técnico que realiza por tercera vez un trabajo tarda un 40% menos que uno que va por primera vez.
Campo desplegable responsable administrativo del trabajo. Introducimos la persona dentro de nuestra empresa que se va a responsabilizar administrativamente de este trabajo. En las empresas grandes es una práctica habitual y útil; en la operativa diaria nos puede interesar filtrar los trabajos por responsable para extraer, por ejemplo, qué trabajos quedan por verificar asociados a un responsable determinado… (ver Manual G3w y la gestión de trabajos).
Campo Dirección. Es la dirección del cliente de servicio donde nuestros técnicos hacen los trabajos. Es vital que ubiquemos correctamente al cliente de servicio para que nuestros técnicos consigan llegar a las instalaciones. A la derecha del campo hay un icono puntero que nos conecta con G3wMaps. Tras introducir la dirección del cliente, el icono puntero nos devuelve una propuesta de dirección correcta. Y es con esta propuesta de dirección con la que debemos de trabajar por tres motivos. El primero, porque nos aseguramos que todo el personal de nuestra empresa introduce las direcciones de la misma forma, tal y como las tiene G3wMaps. El segundo, porque si nuestros técnicos necesitan en algún momento ubicar esa dirección en el navegador, estamos seguros que la dirección será entendible por el mismo y llegarán. Y tercera, porque pueden disponer de una visión global de todas las instalaciones donde deben acudir a lo largo del día a realizar los trabajos, gracias a un icono del móvil (ver Manual G3w y la gestión de trabajos en los dispositivos móviles). La mecánica para introducir una dirección es la siguiente. Pulsamos el icono puntero . Aparece G3wMaps dentro de la pantalla de G3w. Pulsamos el icono lupa y escribimos la dirección del cliente. Conforme vamos introduciendo la dirección, el sistema nos va haciendo propuestas. Seleccionamos la pertinente o terminamos de introducir la dirección. G3wMaps nos sitúa en la dirección deseada. Por cierto, en el mapa podemos pinchar directamente en la ubicación donde consideramos que se localiza la instalación del cliente; esta opción es muy útil cuando una dirección no es concreta, como, por ejemplo, Carretera s/n. En la parte superior de la pantalla nos aparece la dirección, código postal, localidad y provincia. Pulsamos la opción aceptar. La dirección se traspasa automáticamente a la ficha de cliente. Al mismo tiempo, las coordenadas GPS se asignan a dicho servicio.
Campo Dirección 2. En este campo podemos introducir cualquier indicación adicional de la dirección del cliente que no esté contemplada en G3wMaps. Un ejemplo claro es el nombre de un polígono industrial; para G3wMaps no tiene importancia este nombre si en la población sólo hay una calle con ese nombre. Sin embargo, para nuestros técnicos el nombre del polígono puede ser de gran ayuda. Podemos G3w. Manual de gestión de clientes. Versión 2.3. Pág. 38 indicar aquí también el piso (por ejemplo, 3º, puesto que para G3wMaps este dato no existe) o añadir alguna
reseña (por ejemplo, enfrente del Bar Pepe).
Campo Población. Es la población de la dirección del cliente de servicio.
Campo Provincia. Es la provincia de la dirección del cliente de servicio.
Campo Código postal. Es el código postal de la dirección del cliente de servicio.
Campo Comunidad. Es la comunidad autónoma del cliente de servicio.
Campo Teléfono. Es el teléfono principal del cliente de servicio.
Campo Fax. Es el fax del cliente de servicio.
Campo personas de contacto. Es el interlocutor principal del cliente de servicio con nuestra empresa. Al dar de alta el cliente, G3w sólo nos deja asignar una persona de contacto; pero, una vez creado el cliente, podemos modificar e introducir todas las personas de contacto que queramos.
Campo móvil. Es el teléfono móvil principal del cliente de servicio.
Campo Email. Es el correo del cliente de servicio. Al dar de alta el cliente, G3w sólo nos deja asignar un mail; pero, una vez creado el cliente, podemos modificar y añadir todos los correos que queramos para los contactos existentes. En este caso, los mails deben de ir separados por comas, NO por punto y coma.
Campo descripción. Es un campo libre en el que podemos escribir cualquier anotación que puede ser vista por el técnico, pero no por el cliente. La descripción permanece en la ficha del cliente de servicio; nunca se vuelca a los trabajos.
Campo comentario. Es un comentario que sólo ven nuestros técnicos y que queremos que conozcan cuando acuden a las instalaciones del cliente. Estos comentarios se trasladan automáticamente a los avisos que podamos crear, si bien, desde el aviso podemos editar el comentario para modificarlo, eliminarlo… (ver Manual G3w y la gestión de trabajos). Estos comentarios también se trasladan automáticamente al texto de las periodicidades y, por consiguiente, a los trabajos, desde donde también podemos editar el comentario para editarlo (ver el capítulo
periodicidades del presente manual). El comentario del cliente de servicio es leído por los técnicos y por nuestra oficina, evidentemente. El comentario del cliente de facturación es leído sólo por la oficina; nunca por los técnicos ni por los clientes.
Campo comentario para la administración. Nos permite anotar cualquier comentario relativo al cliente que sólo es visible en la ficha del cliente de servicio.
Campo contrato. Es un campo opcional para identificar el contrato que tenemos con este cliente de servicio. Podemos dejar el campo vacío, o rellenar si/no (según dispongamos o no del contrato firmado), o introducir el nº de contrato que teníamos con el cliente antes de la implantación de G3w.
Tras dar de alta un cliente de servicio, los contratos se generan automáticamente. Si hemos introducido un valor en el campo contrato, el nº de contrato será dicho valor (ver el capítulo 3.5.10 del presente manual). Si hemos dejado el campo contrato en blanco, el nº del contrato será el nº del cliente de servicio que da el sistema
de forma automática.
Campo importe de contrato. De forma opcional se puede reflejar el valor del contrato que firmamos con el cliente. Tras dar de alta un cliente de servicio, los contratos se generan automáticamente. Si hemos introducido una cantidad en el campo importe de contrato, se volcará al contrato como el importe del mismo (siempre que así lo hayamos configurado al implantar G3w). Si hemos dejado el campo importe de contrato en blanco, el contrato o no recogerá ningún importe o podrá mostrar como importe la suma de las cuotas de sus periodicidades, si así lo hemos configurado.
Campo fecha de emisión de contrato. Indicamos la fecha en la que enviamos al cliente el contrato para su firma.
Campo fecha de contrato. Es un campo opcional que puede reflejar la fecha de firma del contrato.
Tras dar de alta un cliente de servicio, los contratos se generan automáticamente. Si hemos introducido una fecha en el campo fecha de contrato, se volcará al contrato como fecha de inicio del mismo (siempre que así lo hayamos configurado al implantar G3w). Si hemos dejado el campo fecha de contrato en blanco (que es lo más habitual), el sistema automáticamente coloca el contrato siempre en vigor. El contrato que genera G3w de forma automática no tiene fecha de inicio ni de finalización; tan sólo se indica que es válido para el año en curso. De esta forma, cuando nuestro cliente saque el contrato del área de clientes siempre estará en vigor, porque el contrato se construirá con el epígrafe de “validez para el año en curso”. Al estar siempre vigente, facilitamos la gestión de nuestros clientes cuando necesiten hacer alguna gestión con el contrato (tramitar una subvención, enseñarlo a la policía…)
Campo condiciones especiales del contrato. Cuando implantamos G3w, lo normal es que parametricemos el contrato como un documento estándar para un uso generalista. Pero hay veces que tenemos clientes concretos que nos exigen condiciones especiales; en este caso, las introducimos en este campo, de forma que, cuando se genere el contrato automáticamente, el sistema las detectará y las incluirá en el contrato bajo el epígrafe “condiciones especiales del contrato”.
Campo fecha de caducidad. Es un campo opcional que puede reflejar la fecha de finalización del contrato. Tras dar de alta un cliente de servicio, los contratos se generan automáticamente. Si hemos introducido una fecha en el campo fecha de caducidad porque nos lo exija un cliente, ésta se volcará al contrato como fecha de finalización del mismo (siempre que así lo hayamos configurado al implantar G3w). Si hemos dejado el campo fecha de caducidad en blanco (que es lo más habitual), el sistema automáticamente coloca el contrato siempre en vigor. El contrato que genera G3w de forma automática no tiene fecha de inicio ni de finalización; tan sólo se indica que es válido para el año en curso. Lo normal es que lo dejemos en blanco. Y como hemos visto anteriormente, cuando el contrato se genere automáticamente, éste indicará que tiene validez de un año desde el primer día del año en curso
Campo firmado (en caso afirmativo, indicad por quién). Es la persona de nuestro cliente que va a firmar el contrato. Y, en el caso en el que rellenemos esta información en este campo, este dato aparecerá en el contrato que se genere automáticamente tras dar de alta el cliente de servicio.
Campo presupuesto asociado al contrato. En este campo podemos indicar el número de presupuesto para que aparezca también en el contrato y se vea que el contrato procede de un presupuesto anterior.
Campo descuentos en tareas. Es el descuento que vamos a aplicar a todas las operaciones (siempre que tengan precio) que podemos hacer sobre cualquier equipo de este cliente de servicio. Para conocer la gestión de descuentos en clientes de servicio, no tenemos más que consultar el Manual G3w y la gestión de precios y tarifas. Si fijamos un descuento en tareas para un cliente de servicio, el descuento en tareas que pudiera tener asignado el cliente de facturación al que está asociado se invalida automáticamente.
Campo descuento material. Es el descuento que vamos a aplicar a cualquier material y/o servicio utilizado en cualquier trabajo que hacemos a este cliente de servicio. Para conocer la gestión de descuentos en materiales en clientes de servicio, no tenemos más que consultar el Manual G3w y la gestión de precios y tarifas. Si fijamos un descuento en materiales para un cliente de servicio, el descuento en materiales que pudiera tener asignado el cliente de facturación se invalida automáticamente.
Campo descuento cuota. Es el descuento que vamos a aplicar a una cuota de una periodicidad. El descuento no es una práctica muy habitual, ya que lo normal es o poner un descuento en Asignar precios al trabajo (ver Manual G3w y la gestión de trabajos) o rebajarle directamente el importe de la cuota. Sin embargo, usamos esta opción si, como atención comercial, queremos que quede reflejado dicho descuento en el albarán y su factura.
Campo modalidad de facturación. Vamos a recordar las 3 formas en las que podemos facturar a un cliente de facturación los trabajos que nuestros técnicos han hecho sobre sus servicios (ver Manual G3w y la gestión de facturas):
podemos facturarle CADA trabajo de forma individual tras la finalización del mismo; en esta situación, por cierto, este campo Modalidad de facturación no tiene ningún efecto. ¿Cómo emitimos la factura para ese trabajo individual?:
podemos emitir UNA factura. No tenemos más que hacer doble click sobre la caja del trabajo y pulsar el botón Facturar.
podemos vincular ese trabajo a alguna otra factura que hayamos generado con anterioridad, tal y como se explica en el Manual G3w y la gestión de facturas (capítulo 2).
podemos facturarle, de forma agrupada, TODOS los trabajos realizados sobre TODOS los clientes de servicio del cliente de facturación, para, por ejemplo, un período de tiempo de un mes. Si elegimos esta modalidad de facturación, tenemos que seleccionar la opción Conjunta con todos los servicios en el campo desplegable Modalidad de facturación. ¿Cómo emitimos la factura para esta agrupación de trabajos? Facturamos desde Menú Principal / botón Facturación / botón Generar facturas. El sistema, cuando tiene activado este selector, nos genera una única factura para todos los trabajos, si bien en pantalla se indica el nº de trabajos que tiene pendientes dicho cliente de facturación, tal y como se describe en el Manual G3w y la gestión de facturas.
podemos facturarle, de forma agrupada, TODOS los trabajos realizados sobre UNO O VARIOS clientes de servicios del cliente de facturación. Si elegimos esta modalidad de facturación, tenemos que seleccionar la opción Individual y separada de los otros servicios en el campo desplegable Modalidad de facturación.
¿Cómo emitimos la factura para esta agrupación de trabajos? Facturamos desde Menú Principal / botón Facturación / botón Generar facturas. El sistema nos genera tantas facturas como agrupaciones hayamos hecho con los clientes de servicio asignados a un cliente de facturación. Imaginemos una cadena de hoteles (cliente de facturación) con 3 hoteles (cliente de servicio). Imaginemos que en cada hotel hemos hecho 2 trabajos, lo que totalizan 6 trabajos pendientes de facturar. Si al dar de alta cada hotel (cliente de servicio) seleccionamos en el campo desplegable Modalidad de facturación la opción facturación conjunta con todos los servicios, cuando generemos la factura de los trabajos pendientes de la cadena de hoteles (cliente de facturación) obtendremos 1 factura que contendrá los 6 trabajos. Si, por el contrario, al dar de alta cada hotel (cliente de servicio) seleccionamos en el campo desplegable Modalidad de facturación la opción facturación individual y separada del resto de servicios, cuando generemos la factura de los trabajos pendientes de la cadena de hoteles (cliente de facturación) obtendremos 3 facturas, una por cliente de servicio; cada factura tendrá 2 trabajos. Podemos optar por una situación intermedia, en la que definamos 2 hoteles con facturación conjunta y el tercero con facturación individual. Cuando generemos la factura de los trabajos pendientes de la cadena de hoteles (cliente de facturación) obtendremos 2 facturas, una con 4 trabajos y otra con 2 trabajos.
Campo desplegable zona. Es la zona o área a la que pertenece el cliente de servicio que estamos dando de alta. El concepto de zonas es muy importante en el día a día del responsable de producción, puesto que puede usar la zona como filtro a la hora de repartir y asignar trabajos. Y también es importante para nuestros técnicos que tienen la posibilidad de consultar sus trabajos por zonas, además de por población y código postal (tal y como se explica en el Manual G3w y la gestión de trabajos en los dispositivos móviles). De ahí el interés de que nos planteemos un sistema de zonas correctas y de que asignemos a cada cliente de servicio su zona. Podemos configurar estas zonas en Menú Principal / botón Mantenimiento / botón Gestión de
tablas / tabla de zonas.
Campo sucursal (sólo visible si nuestra empresa tiene sucursales). Es la delegación a la que pertenece el cliente de servicio que estamos dando de alta. Este campo es interesante, como el campo anterior, si queremos filtrar los trabajos por sucursal. Y también es importante en la gestión de accesos de usuarios que pueden estar vinculados a las delegaciones; los usuarios del cliente de servicio asignados a una sucursal no podrán ver ni sacar informes de los clientes de servicio que no sean de su sucursal.
Campo código ERP. Es el código que este servicio tiene en su ERP, en el caso en el que tenga implantado uno.
Selector enviar cita por email siempre que se asigne un trabajo (por defecto, desactivado). Si lo activamos, cada vez que asignemos un trabajo a este cliente de servicio o movamos un trabajo el sistema envía un mail al cliente informándole; se envía siempre con la primera asignación o cuando hay un cambio. Nos puede resultar útil si tenemos clientes con grandes medidas de seguridad en el acceso a sus instalaciones…
Campo GPS localización. Aquí indicamos las coordenadas del cliente capturadas por el técnico o por G3wMaps.
Selector permitir al técnico el envío del albarán (por defecto, activado). Si lo mantenemos activado, en cuanto nuestros técnicos finalizan el trabajo, pueden enviar al cliente el parte de trabajo si así lo estiman conveniente. Es el proceso más habitual. Pero hay casos en los que podemos no querer enviar el albarán al cliente tras finalizar el trabajo. Por ejemplo, cuando un trabajo no se completa en un día podemos considerar que no es interesante ir enviando al cliente partes parciales diarios. O cuando estamos realizando una obra de instalación podemos decidir no abrumar al cliente con partes parciales de dicho proyecto. O cuando el propio cliente nos solicita no recibir más documentación (y máxime cuando tienen acceso a ella en el área de clientes). Y dado que nuestros técnicos tienen la inercia de enviar casi mecánicamente el albarán tras finalizar el trabajo, la forma de evitarlo es desactivando esta posibilidad en el propio cliente de servicio.
Selector permitir el acceso a los precios desde la app móvil (sólo si el técnico tiene activo el permiso para ver precios en su ficha de usuario) (por defecto, desactivado). Si lo activamos, en todos los trabajos que haga nuestro técnico en este cliente de servicio, el técnico tendrá acceso a los precios. Durante la realización de un trabajo, nuestros técnicos van introduciendo las operaciones, recursos y materiales
utilizados. Lo más habitual es que nuestros técnicos no tengan acceso a los precios, porque así desconocen cuánto facturamos a nuestros clientes. Sin embargo, hay situaciones en las que nos puede resultar interesante que nuestros técnicos accedan a esta información, bien porque tengan que informar al cliente de lo que se les va a facturar o bien porque puedan cobrarle dicho trabajo (en clientes de menudeo, por ejemplo). En estos casos,
hay que activar este selector. En el móvil del técnico aparece un dólar verde que, al pulsarlo, le informa de los precios de las operaciones y de los materiales que ha utilizado en dicho trabajo.
Selector los técnicos podrán emitir facturas (por defecto, desactivado). Normalmente va asociado al selector anterior, ya que si nuestro técnico cobra en metálico lo más cómodo y eficiente es que también pueda emitir la factura desde su dispositivo móvil (de forma que al cliente le llega el albarán, el certificado y la factura). Pero no es obligatorio que el técnico cobre en metálico para emitir la factura; hay casos en los que le podemos pasar un recibo al cliente pero podemos entregarle la factura al finalizar el trabajo.
Campo desplegable comercial asignado. Podemos asignar a un cliente de servicio un comercial (normalmente, el que nos ha conseguido el cliente), para que podamos calcular con facilidad la comisión que le vamos a pagar en función de lo que facturemos al cliente. Pero no siempre todo lo que vamos a facturar a un cliente de servicio tiene que conllevar una comisión para el comercial; por este motivo, es más recomendable que asociemos las comisiones al propio trabajo más que al cliente de servicio; y, por consiguiente, aunque cuando se crea un trabajo de forma automática se le asigna a su comercial asignado, podemos cambiar a posteriori el comercial asignado desde la caja de trabajos / ficha tarea / comercial asignado (ver Manual G3w y la gestión de comerciales). G3w. Manual de gestión de clientes. Versión 2.3. Otra utilidad de este campo es tener la trazabilidad de cuántos clientes nos ha conseguido cada comercial, sin necesidad de hablar de comisiones. Por cierto, en el caso en el que el comercial sea también el técnico que lleva este cliente, tenemos que darlo de alta en los dos campos.
Campo comisión por cuota. Es la comisión que se lleva el comercial por la cuota que establecidq en la periodicidad. Las comisiones que puede cobrar un comercial son (Manual G3w y la gestión de comerciales):
La comisión relativa a la cuota que tenemos con el cliente de servicio. Esta comisión es porcentual.
Esta comisión depende del cliente (ya que la cuota se establece para cada cliente de servicio). Por este motivo, esta comisión se recoge en Menú principal / botón Clientes / botón Clientes de servicio / campo Comisión por cuota %.
La comisión relativa a las operaciones que hemos realizado en cualquier servicio para el que él es el comercial. Esta comisión es fija. Depende sólo de la operación realizada, y no del cliente de servicio. Por este motivo, esta comisión se recoge en Menú principal / botón Comerciales / botón Asignación de comisiones / opción operaciones.
La comisión relativa a los materiales y/o recursos que hemos utilizado durante los trabajos realizados en cualquier servicio en el que él es el comercial. Esta comisión es fija.
Depende sólo del material, y no del cliente de servicio. Por este motivo, esta comisión se recoge en Menú principal / botón Comerciales / botón Asignación de comisiones / opción Materiales
Campo coeficiente correctivo comisiones. Es el incremento sobre la comisión de operación o la de materiales y/o recursos que tenemos estipulada con un comercial y que vamos a pagarle para un cliente de servicio determinado.
Como acabamos de ver, un comercial puede cobrar una comisión relativa a las operaciones y a los materiales/recursos que nuestra empresa ha realizado/utilizado en los trabajos que hemos hecho en cualquier cliente de servicio en los que dicho comercial es el comercial asignado. Como hemos dicho es una comisión fija (por ejemplo, de un 3%). Pero puede darse el caso, en el que, para algún cliente de servicio en concreto, le vamos a pagar una comisión superior (por ejemplo, un 5%). En este caso, acudimos a la ficha de este cliente de servicio e indicamos en este campo el plus que tenemos que pagarle al comercial (en este ejemplo, un 2%).
Campo IBAN. Es el IBAN del cliente de servicio que, en la mayoría de los casos, coincide con el del cliente de facturación. Por este motivo, dejamos este campo en blanco para que el sistema asuma que el IBAN es el mismo que el del cliente de facturación.
Sin embargo, hay casos en los que el IBAN puede no coincidir. En estos casos, tenemos que rellenar el campo IBAN al dar de alta un cliente de servicio. Un ejemplo clásico es el de una mancomunidad; como cliente de facturación tiene un IBAN que seguro que es distinto del que tiene la comunidad cuando se conforma como cliente de servicio.
Campo BIC. Es el BIC del cliente de servicio que, en la mayoría de los casos, coincide con el del cliente de facturación. Por este motivo, dejamos este campo en blanco para que el sistema asuma que el BIC es el mismo que el del cliente de facturación.
Sin embargo, hay casos en los que el BIC puede no coincidir. En estos casos, tenemos que rellenar el campo BIC al dar de alta un cliente de servicio.
Es un campo opcional porque en el 99% de los casos, las aplicaciones de las entidades financieras calculan el BIC al hacer la remesa.
Campo Forma de pago. Es la forma en la que nos va a pagar el cliente de facturación las facturas emitidas de los trabajos realizados en este cliente de servicio (transferencia, contado, confirming, pagaré, talón, recibo…). En la G3w. Manual de gestión de clientes. Versión 2.3. mayoría de los casos, coincide con la del cliente de facturación. Por este motivo, dejamos este campo en blanco para que el sistema asuma que la forma de pago es la misma que la del cliente de facturación. Sin embargo, hay casos en los que la forma de pago puede no coincidir. En estos casos, tenemos que rellenar el campo forma de pago al dar de alta un cliente de servicio.
Campo Información adicional. Es un campo opcional donde podemos introducir un texto concreto que va a aparecer en todas las facturas del cliente de facturación relativas a los trabajos realizaos en este cliente de servicio. Por eso, podemos utilizar este campo para atender la petición de un cliente que nos pida que, cada vez que hagamos un trabajo en ese cliente de servicio, sus facturas incluyan un texto concreto que le ayude a gestionarla; por ejemplo, el cliente nos puede solicitar que en sus facturas aparezca el texto “sujeto pasivo”, con el objeto de que todo el mundo que vea la factura entienda por qué no tiene IVA; otro ejemplo puede ser el texto “órgano tramitador 871” que colocado sobre una factura va a facilitar la entrega de la misma al departamento al que corresponda.
Campo Fecha de última revisión por anterior mantenedor. En algunos casos nos pueden exigir que en la documentación que entregamos al cliente tras un mantenimiento indiquemos en qué fecha se hizo la revisión anterior a la que estamos haciendo. Si la hemos hecho con G3w, no tenemos que hacer nada, porque el sistema la incluye directamente. Pero si no la hemos hecho con G3w (porque aún no teníamos implantado el sistema), necesitamos introducirlo en este campo.
Campo anterior mantenedor. En algunos casos nos pueden exigir que en la documentación que entregamos al cliente tras un mantenimiento indiquemos quién hizo la revisión anterior a la que estamos haciendo. Si la hemos hecho con G3w, no tenemos que hacer nada, porque el sistema la incluye directamente. Pero si no la hemos hecho con G3w (porque aún no teníamos implantado el sistema), necesitamos disponer de este dato; lo introducimos en este campo.
Campo responsable de la instalación en la propiedad. Aquí podemos introducir el nombre, apellidos y cargo de la persona que en nuestro cliente se responsabiliza de la instalación. En el sector de PCIs, con la nueva RIPCI, este dato es obligatorio.
Campo Responsable del mantenimiento en propiedad. Aquí podemos introducir el nombre, apellidos y cargo de la persona que en nuestro cliente se responsabiliza del mantenimiento, de que éste se lleve a cabo. En el sector de PCIs, con la nueva RIPCI, este dato es obligatorio.
Campo Fecha de instalación. Aquí introducimos la fecha en la que hemos procedido a hacer la instalación.
Campo Organismo de Control Acreditado. Aquí introducimos el nombre del organismo de control acreditado para verificar el cumplimiento de las condiciones de seguridad de productos e instalaciones industriales.
Campo fecha última inspección OCA
Campo fecha próxima inspección OCA
Campo órgano gestor y descripción. Se puede cumplimentar este campo en el caso en el que sus datos sean diferentes de los de su cliente de facturación; en ese caso, ésta será la información que utilicemos cuando facturemos un trabajo de este servicio, en lugar de la de su cliente de facturación
Campo oficina contable y descripción Se puede cumplimentar este campo en el caso en el que la oficina sea diferente a la de su cliente de facturación; en ese caso, ésta será la que utilicemos cuando facturemos un trabajo de este servicio, en lugar de la de su cliente de facturación.
Campo unidad tramitadora y descripción. Se puede cumplimentar este campo en el caso en el que la unidad sea diferente a la de su cliente de facturación; en ese caso, ésta será la que utilicemos cuando facturemos un trabajo de este servicio, en lugar de la de su cliente de facturación
Campo órgano proponente y nombre reflejado en la factura electrónica en caso en el que se haya rellenado G3w. Manual de gestión de clientes. Versión 2.3.
Una vez dado de alta el cliente de servicio, cuando editemos su ficha de cliente, veremos que hay una serie información y de campos nuevos que no veíamos al darlo de alta:
Tabla verde de riesgos / tabla roja de riesgos. En el caso en el que hayamos marcado un límite de deuda para el cliente de facturación correspondiente al presente cliente de servicio (en el campo Riesgo máximo asumido del cliente de facturación) nos aparece una tabla que nos muestra el “riesgo máximo definido”, el “importe de vencimientos pendientes de cobro” y su “diferencia”. La tabla es de color verde, siempre que nuestro cliente no haya superado el riesgo, en cuyo caso es de color roja.
Campo cliente de facturación,
Campo código cliente de servicio, Por cierto, en la ficha del cliente de servicio hay una marca en la cabecera para indicar de manera más clara el impago del cliente
Campo fecha de alta,
Campo fecha de baja,
Campo personas de contacto,
Campo tarifa,
Selector impagado,
Selector enviar encuesta y
Campo GPS localización,