Empresas

En este grupo de datos es importante tener indicados el NIF UE de la empresa y el nombre exacto de la empresa tal como figura en el registro de la Agencia Tributaria.

En este grupo de datos debe indicar un correo electrónico que se utiliza para recibir alguna comunicación de la plataforma de Servicios conectados de Cegid que gestiona la comunicación de facturas a la Administración.

En el caso de trabajar con No-Verifactu, se recibe un correo en la dirección de correo electrónico indicado con las instrucciones para poder acceder a la webapp de los Servicios conectados de Cegid y que permite la consulta y el envío de las facturas en caso de requerimiento por parte de la Administración.

En este grupo de datos es posible seleccionar el sistema informático de facturación que se va a utilizar en la empresa. En función de la normativa de facturación que la empresa de cumplir a efectos legales se debe seleccionar uno de los siguientes sistemas de facturación:

• Para la normativa Verifactu: se debe indicar si se utiliza el sistema Verifactu o el No-Verifactu. Es aconsejable empezar configurando la empresa en modo No-Verifactu, ya que siempre es posible pasar a modo Verifactu, pero si se selecciona Verifactu, no es posible cambiarlo hasta el final del siguiente año.

• Para la normativa TicketBAI: se debe indicar TicketBAI si la empresa tiene la sede social en Araba o Gipuzkoa, o TicketBAI/LROE para el caso de Bizkaia.

• Ninguno: si se trata de una empresa que no utiliza ningún sistema informático de facturación, es decir, que no emite facturas de venta de la empresa.

Una vez seleccionado el sistema informático de facturación, se debe firmar el consentimiento para el uso de una firma delegada y, en el caso de trabajar con la normativa Verifactu, generar una declaración responsable sobre las posibles adaptaciones o personalizaciones que se hayan podido realizar sobre el sistema de facturación. Mediante botones Firma delegada y Auditor es posible realizar estas dos acciones.

El botón Firma delegada da acceso a una pantalla desde la que es posible realizar la firma de un documento para otorgar el consentimiento a Cegid para el uso de un certificado que se utiliza para firmar las facturas.

La firma de las facturas con el certificado de Cegid se utiliza en el sistema informático de facturación para realizar dos tipos de operaciones:

• Comunicación de facturas a la Administración. Las facturas se firman con el certificado para poder comunicarlas a la Administración. Es necesario en el caso de trabajar con la normativa Verifactu o TicketBAI.

• Documentos de factura (PDF). Las facturas, tanto la factura electrónica como el PDF adjunto, se firman y se envían a otras empresas. Es necesario en el caso de trabajar con el sistema de intercambio de facturas electrónicas entre empresas (e-Invoicing).

En la pantalla se detectan, automáticamente, los tipos de operaciones que se necesitan realizar con las facturas en función del sistema informático de facturación seleccionado en el mantenimiento de empresa, teniendo en cuenta también si se ha seleccionado la opción de trabajar con el sistema de intercambio electrónico de facturas entre empresas (e-Invoicing).

El documento de consentimiento es específico para cada tipo de operación y, para firmarlo, se deben proporcionar los datos de una persona que, como representante legal de la empresa, firma el documento de consentimiento.

Este documento se genera automáticamente con los datos proporcionados y se firma a través de un proveedor externo de firma digital, que se encarga de enviar un correo electrónico a la persona para que realice la firma de estos documentos.

Una vez realizada la firma de los documentos, el proveedor externo de firma digital informa automáticamente a la aplicación del estado de la firma.

Es posible proporcionar los datos de diferentes personas para cada tipo de operación para la que se firma el documento de consentimiento o, simplemente, indicar los datos de una misma persona representante legal de la empresa.

El proceso de la firma delegada se realiza desde el formulario Consentimiento de firma delegada al que se accede mediante el botón Firma delegada.

Los datos que se deben cumplimentar en el formulario de consentimiento de firma delegada son los siguientes:

• Dirección de la empresa: la dirección se obtiene automáticamente del mantenimiento de empresas, pero se debe especificar el número de la vía en la que se ubica la sede de la empresa.

• Datos de la persona responsable de la empresa: se deben indicar para cada tipo de operación que requiere una firma (comunicación de facturas a la Administración y envío de facturas en PDF a otras empresas). Se trata de los datos que se utilizan para que la persona reciba el documento que debe firmar digitalmente conforme autoriza a Cegid a firmar las facturas en su nombre. Estos datos los son: NIF, Nombre, Apellidos, Teléfono (con prefijo internacional +34 para España), Correo electrónico, Domicilio y Población.

La persona responsable recibe un correo con un enlace a una plataforma de firma digital en la que puede realizar la firma del documento de consentimiento.

El sistema utilizado para la Firma electrónica es VIDsigner. Los pasos que se deben seguir son los siguientes:

1. Acceder al correo electrónico recibido en el proceso Firmar documentos.

2. Al pulsar el enlace se abre una URL que, de forma asistida, guía para la firma del documento.

3. Se muestra el PDF con la información indicada en la aplicación.

4. Pulsar el botón Firmar.

5. Se visualiza un mensaje que indica que para usar el certificado se debe pulsar Abrir en Autorfirma.

6. Si el programa de autofirma no está instalado, se visualiza un mensaje de error y se debe instalar. Para instalar el programa Autofirma, acceder a Firma Electrónica | Descargas - Ciudadanos para descargar el programa.

7. Si tiene instalado el programa Autofirma, se solicita el Certificado digital.

8. Si todo es correcto, el proceso está finalizado.

En el caso de que no se esté de acuerdo con el fichero generado, de que haya información incorrecta, se quiera añadir nueva información o no haya finalizado todo el proceso de Firma delegada, se ofrece la opción de volver a realizar todo el proceso mediante el botón Revocar. De este modo, se elimina el registro creado y se puede realizar el proceso de nuevo.

El Auditor de Verifactu sirve para la consulta de las declaraciones responsables del software de facturación, así como para verificar si se ha realizado alguna personalización o adaptación sobre el sistema informático de facturación estándar, en cuyo caso y si se dispone de la licencia Cegid YET Premium, es posible disponer de un detalle de estas modificaciones y emitir la declaración responsable sobre las personalizaciones.

El auditor se ejecuta desde la opción Auditor de Empresas. El primer punto del auditor explica cuál es su función, y para ejecutarlo se debe pulsar el botón Siguiente. Una vez finalizados los procesos de verificación del software, el auditor ofrece distintas opciones, en función de si está contratado Cegid YET Premium o la funcionalidad base.

Licencia base

Declaración de software sin personalización o con personalizaciones sin afectación al sistema de facturación

En caso de que el software sea completamente estándar, o que tenga personalizaciones, pero éstas no tengan afectación a los procesos de facturación, desde el auditor es posible indicar que el obligado tributario (cliente) es responsable de esta situación, lo que implica que, si existiese algún problema con el cumplimiento de la normativa de facturación, asume su responsabilidad.

Si existe alguna duda respecto a esta situación (software totalmente estándar o personalizaciones que puedan afectar a los procesos de facturación), se recomienda utilizar el proceso Revisión de personalizaciones, disponible con Cegid YET Premium.

Cegid YET Premium

Revisión de personalizaciones y emisión de la declaración responsable

Cegid proporciona la declaración responsable del software estándar de facturación, pero si se realiza alguna adaptación de software por parte del cliente, ya sea directamente o a través de un partner autorizado, el software pasa a ser una versión del software de facturación diferente y debe cumplir con este requerimiento legal y disponer también y de forma accesible de una declaración responsable que acredite el cumplimiento de la normativa Verifactu.

Para facilitar la generación de este PDF, el Auditor Verifactu guía a través de unos sencillos pasos para detectar las posibles personalizaciones que existan en el sistema relacionados con los procesos de facturación y generar un documento PDF con la declaración responsable del software de facturación adaptado. Este proceso se realiza desde el botón Revisar personalizaciones.

Las personalizaciones que el Auditor detecta de forma automática se deben revisar y, en el caso de estar conforme con que la personalización, marcar la casilla Compromiso de conformidad, indicando una breve explicación de lo que realiza la personalización.

Si, por el contrario, el Auditor detecta alguna personalización realizada en el sistema que considera que no afecta al sistema informático de facturación y que se deba indicar en la declaración responsable, se descarta marcando la casilla No conforme.

Además, existe la posibilidad de añadir, de forma manual, mediante el botón Añadir, otras personalizaciones que se hayan podido realizar en el sistema de facturación y que el Auditor no haya detectado de forma automática. Sobre todo, es importante tener en cuenta que las personalizaciones o adaptaciones realizadas sobre el sistema informático de facturación deben respetar lo siguiente:

• Los impresos de facturas contienen el código QR y la etiqueta QR tributario y, en el caso de trabajar con el sistema Verifactu, la etiqueta Verifactu debajo del código QR.

• Los registros de facturación no se pueden modificar, una vez generados y certificados.

Una vez revisadas todas las personalizaciones, ya se puede generar el documento de declaración responsable. Para ello, pulsar el botón Siguiente.

Mediante el botón Generar declaración, se genera un PDF para cada uno de los productos cuyo sistema de facturación tenga algún tipo de personalización en la que se haya indicado el compromiso de conformidad.

Estos documentos PDF se generan en la carpeta Ficheros privados del usuario de conexión dentro de la transferencia de archivos de la aplicación. Para finalizar, los PDF generados se deben firmar y adjuntar a la aplicación mediante el botón Adjuntar declaración del propio Auditor de Verifactu.

En ambos casos

Acceso a la declaración responsable de Cegid

Descarga de la declaración responsable del software en que se indica que el software de facturación cumple con los requerimientos exigidos por la ley para los programas de software de facturación adaptados a la normativa Verifactu. Este documento está accesible desde la opción Consultar Declaraciones | Declaración Cegid.

Este documento es necesario para todos los programas de software de facturación adaptados a la normativa Verifactu y debe estar accesible por el usuario de la aplicación.

Los periodos de acogida se definen en la parrilla Periodos de acogida al sistema informático de facturación y permiten definir el periodo a partir de la fecha en la que la empresa empieza a comunicar las facturas al sistema de facturación indicado.

Si la empresa dispone, es posible indicar los números de autorización a la no emisión de algunos datos requeridos por la normativa o de la no obligación al envío de facturas en los campos correspondientes.

Después de cumplimentar estos campos, al guardar el registro, se crea automáticamente una solución que conecta la configuración con los Servicios conectados de Cegid. Para más detalle sobre este enlace, puede consultar la documentación técnica de Platform sobre la Administración de Servicios conectados.

Los campos Número de omisión de datos o Número de resolución de no aplicación junto con Fecha de vigencia permiten a las empresas que trabajen con Verifactu y que dispongan de un número proporcionado por la AEAT omitir algunos datos en el envío de la información y a no emitir facturas en casos especiales autorizados por la Agencia Tributaria. En el caso de no aplicación, las facturas no se emiten a la Agencia Tributaria si son anteriores a la fecha de vigencia indicada, pero se registran igualmente dentro de los Servicios conectados de Cegid para poder realizar otras funcionalidades disponibles.

Las empresas que opten por utilizar el sistema Verifactu deben continuar utilizando siempre este sistema de forma obligatoria hasta final de año. No es necesario indicar una fecha de fin de acogida (final de año) a no ser que quieran cambiar y utilizar el sistema No-Verifactu a partir del año siguiente. En el caso de estar acogidos al sistema Verifactu y querer cambiar al sistema No-Verifactu se debe de un nuevo periodo para el año siguiente.

Las empresas que opten por utilizar el sistema No-Verifactu pueden cambiar y utilizar el sistema Verifactu en cualquier momento y, en este caso, no están obligadas a utilizar el sistema No-Verifactu hasta final de año.

Existen otros parámetros como Número de omisión de datos o Número de resolución de no aplicación que, junto con su Fecha de vigencia, permiten a las empresas que trabajen con Verifactu y que dispongan de un número proporcionado por la AEAT omitir algunos datos en el envío de la información y no emitir facturas en casos especiales autorizados por la Agencia Tributaria. En el caso de no aplicación, las facturas no se emiten a la Agencia Tributaria si son anteriores a la fecha de vigencia indicada, pero se registran igualmente dentro de los Servicios Conectados de Cegid para poder realizar otras funcionalidades disponibles.

Existen dos modos de comunicación de facturas que permiten realizar el envío de facturas de forma diferente.

• Automático. Modo de comunicación recomendable. Realiza el envío de forma automática a los Servicios Conectados en el momento de guardar una factura. Una vez se comunica la factura no es posible modificarla.

• Manual. Permite realizar el envío de forma manual, permitiendo al usuario realizar verificaciones previas al envío de la factura a los Servicios Conectados. No es recomendable su uso debido a una serie de limitaciones que existen en este modo de comunicación. Estas limitaciones son:

  • No se pueden comunicar facturas si existen otras con una numeración anterior sin comunicar.

  • Sólo es posible eliminar la última factura comunicada.

En el caso de necesitar realizar verificaciones previas, es recomendable trabajar en modo automático utilizando facturas del tipo Facturas de venta borrador, que permiten trabajar con una factura que no se comunica (es un borrador), que se puede modificar y, posteriormente, a través de un proceso de confirmación, generar una factura definitiva que ya se comunica de forma automática.

Si la empresa dispone de alguna sección de la empresa registrada con un NIF diferente al de la empresa y que, por lo tanto, realiza las facturas con ese NIF, es posible indicarlo en la pestaña Secciones del mantenimiento de empresas.

El asistente guía solicitando la misma información para este NIF que, a efectos de facturación, se trata como de una empresa independiente de la empresa en la que está configurada la sección.

La comunicación de facturas de venta de forma automática a la Administración no recibe una respuesta de forma inmediata de la aceptación de la factura, es decir, la obtención del estado de la factura es un proceso asíncrono y su actualización puede tardar un tiempo.

La actualización del estado de las facturas comunicadas se realiza de forma automática una vez se recibe la respuesta por parte de la Agencia Tributaria, por lo que no es necesario ningún tipo de configuración.