Como funcionam as rotas e as distribuições

A gestão de rotas e distribuições permite organizar, planear e controlar as entregas do material distribuído por uma frota de veículos.

A gestão baseia-se na definição das rotas ou percursos, com as respetivas paragens (rotas), bem como das diferentes viagens previstas que seguem a rota definida (distribuições). Estas informações são pré-atribuídas às localizações dos clientes. A partir deste ponto, e com maior ou menor grau de automatização, as guias de remessa geradas são atribuídas às rotas abertas.

Condições prévias

Antes de utilizar a gestão de rotas e distribuições, é necessário preencher os parâmetros que se encontram na configuração da empresa, no ponto Configuração | Empresa | Modificação dos parâmetros de empresa, na secção Parâmetros por secção.

Quais os passos a seguir

Através do ponto Rotas e distribuições, são definidas as rotas formadas pelas diferentes localizações dos clientes, agrupadas de acordo com critérios geográficos. A ordem das paragens e os dias de atividade da rota (dias úteis e feriados) são definidos nas rotas.

Dentro de cada rota, são definidas as distribuições previstas, com informação sobre as horas de fecho e de saída, entre outros dados.

Antes de definir as rotas, é necessário registar os Veículos que, por sua vez, se agrupam numa classificação de Tipos de transporte.

As rotas podem ser atribuídas aos clientes a partir da ficha do cliente, dentro dos dados associados às localizações de envio.

O trabalho diário com as rotas e as distribuições começa com a abertura das rotas previstas para cada dia de trabalho. Este processo é efetuado a partir de Geração de rotas. Se não se pretender abrir todas as rotas que se encontram definidas para um dia, as rotas são abertas à medida que são necessárias nos pontos de consulta e atribuição.

O processo Atribuição de guias de remessa a rotas permite a atribuição de guias de remessa a uma rota, bem como outras gestões associadas à rota (fecho, reabertura, anulação da atribuição de uma guia de remessa, etc.). As rotas permanecem abertas para guias de remessa até serem fechadas.

A atribuição de rotas e distribuições às guias de remessa pode ser efetuada de duas formas, consoante a opção selecionada nos parâmetros da empresa e da secção, que determina o grau de automatização com que ocorrem as atribuições:

• A opção Automática destina-se a empresas com distribuições fixas e recorrentes (alimentos, produtos perecíveis, imprensa, medicamentos, etc.). Este caso é adequado quando as distribuições têm horas de fecho e saídas fixas. Com esta opção, as guias de remessa são criadas com a rota já atribuída.
• A opção Manual não atribui qualquer rota por defeito às guias de remessa e permite ter as distribuições abertas e programar manualmente as saídas, consoante o seu estado. Neste caso, a atribuição das guias de remessa às respetivas distribuições pode ser feita uma a uma ou em massa.

Em cada distribuição é fixada a hora limite de admissão de material. O fecho de uma distribuição pode ser feito manualmente, a partir do mesmo ponto de atribuição, ou automaticamente, quando a hora de fecho é ultrapassada. Esta opção automática só está disponível se a atribuição ocorrer automaticamente (opção Atribuição automática com fecho automático).

Outras operações podem ser efetuadas a partir do ponto de atribuição, como a reabertura, a lista da folha de rota ou a impressão das guias de remessa transportadas.

Também é incorporada uma Consulta do estado de rotas, que permite visualizar as rotas de um dia de trabalho e o seu estado, com a possibilidade de navegar e consultar o conteúdo das guias de remessa de cada uma delas.

Se forem necessárias rotas adicionais para cobrir necessidades pontuais, é possível trabalhar com rotas definidas ad hoc a partir do ponto Rotas complementares. Se pretendido, estas rotas complementares podem ser eliminadas através de Eliminação de rotas complementares.

As rotas e distribuições podem ser agrupadas através de Grupos de rotas e distribuições. Este conceito é de utilização opcional, mas, se for definido, permite efetuar uma série de processos conjuntos agrupando várias rotas. Estes processos conjuntos são efetuados a partir de Gestão de grupos de rotas.