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Conceitos básicos
A ferramenta de conceção de documentos comerciais é uma ferramenta que permite aos utilizadores definir as suas próprias listas de documentos comerciais, por exemplo, de encomendas, guias de remessa ou faturas, tanto de compras como de vendas.
Condições prévias
A fim de poder definir uma lista com a ferramenta de conceção, é aconselhável ter uma imagem de fundo, que servirá como pré-impressão. Pode ser uma imagem JPG ou PNG, com o logótipo da empresa, por exemplo, e com as etiquetas nas posições em que os campos serão colocados no documento comercial. A aplicação distribui algumas listas de exemplo: PL_FRACLI_CDD_L1 e PL_FRAPRO_CDD_L1.
Para trabalhar com papel pré-impresso e imprimir os documentos com uma impressora (em vez de PDF), é permitido não imprimir a imagem de fundo.
Quais os passos a seguir
A fim de poder definir uma lista de um documento comercial devem ser seguidos os seguintes passos:
Indicar o tipo de documento a criar.
Indicar o nome da lista. Deve ter-se em conta que o nome da lista não pode começar com números e não pode ter espaços em branco.
Introduzir uma descrição para a lista que está a criar.
Em seguida, abrir a ferramenta de conceção para definir a lista a ser criada.
A ferramenta de criação solicitará uma imagem de fundo, que será utilizada como pré-impressão.
Na ferramenta de criação existem três zonas: área de conceção, área de campos e área de elementos de documento.
A área de conceção, a área central do ecrã, é a área de trabalho onde irá visualizar o documento comercial que está a desenhar. É possível arrastar os campos do painel lateral esquerdo e, assim, construir de forma fácil e intuitiva o relatório. É necessário ter uma imagem pré-carregada como modelo.
A área de campos é a área esquerda do ecrã, onde são selecionados os campos a adicionar à área de trabalho. É possível adicionar campos de cabeçalho e de linha do documento comercial arrastando-os para a área de conceção (drag & drop). Existe um localizador de campos no canto superior esquerdo, e também é possível filtrar por tipo de dados, por exemplo, dados numéricos, alfanuméricos, tipo de data ou tipo de caixa.
A área de elementos de documento é a área à direita do ecrã, onde são apresentados os elementos adicionados à conceção do documento, permitindo assim localizá-los no relatório, modificar as suas propriedades ou, se necessário, eliminá-los.
Para adicionar um novo campo ao formulário, selecione-o na área de campos à esquerda e arraste-o para a área de trabalho no centro do ecrã para o colocar no local pretendido.
No caso de adicionar um campo de linha do documento comercial, são observadas duas faixas: a primeira faixa é a largura da linha. É possível modificar a largura da linha selecionando o rebordo da mesma e arrastando. A segunda faixa indica até que ponto as linhas se irão repetir no documento comercial; basta selecionar a faixa na parte inferior e arrastá-la para a alargar.
Uma vez definida e guardada a lista a partir da ferramenta de conceção, indique as secções da empresa em que a lista criada deve ser impressa, assinalando a caixa Ativo.
Além disso
Informação sobre vencimentos e decomposição do IVA nas faturas
Ao criar a lista de documentos comerciais com a ferramenta de conceção, no caso de faturas, a informação sobre vencimentos e decomposições do IVA encontra-se no cabeçalho. É aconselhável utilizar o localizador de campos, situado no canto superior esquerdo, acima dos campos disponíveis.
Ativar ou desativar listas
É possível decidir em que secções é utilizada a lista de documento comercial criada. Para tal, basta assinalar a caixa Ativo na secção onde vai ser utilizada. No caso de estar ativada mais de uma lista para a mesma secção, no momento da impressão é possível selecionar qual das listas disponíveis pretende utilizar.
Concebido pelo utilizador
A caixa Concebido pelo utilizador indica que se trata de uma lista criada através desta ferramenta de conceção de documentos comerciais. É possível aceder para ativar e desativar listas nas diferentes secções de listas não criadas por esta ferramenta de conceção; no entanto, se a lista não for criada por esta ferramenta de conceção, não é possível editá-la através da mesma.
Trabalhar com papel pré-impresso
Se trabalhar com papel com imagens pré-impressas, é possível indicar que a lista não imprima a imagem de fundo, desmarcando a opção Imprimir imagem de fundo na ferramenta de conceção. Esta opção está disponível na área de elementos de documento, em Documento comercial.