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Scan EDS (Estimativa Direta Simplificada) digitaliza, contabiliza e arquiva as faturas, poupando tempo e minimizando os erros.
Primeiros passos
A primeira vez que se acede a Scan documentos para uma Pessoa, Atividade e Negócio, são criados automaticamente os parâmetros de digitalização por omissão. Os parâmetros de digitalização são os valores utilizados para completar automaticamente a informação das faturas digitalizadas com os dados necessários para o seu processamento na aplicação.
Desde Configuração | Digitalização | Parâmetros de digitalização acede-se aos parâmetros do processo de registo de documentos. É importanteverificar se os valores dos parâmetros estão corretos e são adequados.Ekon Scan utiliza a Gestão de documentos no arquivo das faturas associadas a cada um dos documentos registados. Para que o sistema funcione corretamente, há que assegurar que a pasta Gestão de documentos tem o caminho físico indicado certo e que este caminho existe no sistema de ficheiros. O sistema na Cloud, já está pré-configurado com os caminhos adequados da Gestão de documentos.
A pasta da Gestão de documentos é pc_ocr.
É necessário rever com especial atenção a lista do tipo de IVA a utilizar, bem como a modalidade do IVA que se atribui a cada tipo de fatura que identifica o serviço de digitalização.
Recolha de documentos para envio para o sistema de digitalização
O primeiro passo é transferir os ficheiros das faturas a processar para a pasta de transferência de ficheiros que vai ser utilizada no envio para o serviço de digitalização.
- Deve existir uma pasta para cada uma das entidades envolvidas no processamento de faturas.
- Os formatos de ficheiro admitidos para o serviço são: .pdf, .jpg, .tiff e .png.
- O tamanho máximo recomendado para garantir um desempenho ótimo do processo é de 200Kb.
- Um ficheiro pode ser constituído para diferentes faturas, sempre que cada uma das páginas do ficheiro corresponder a uma fatura independente, o sistema reconhece-o automaticamente e divide o documento em tantos ficheiros quantas as faturas.
- Se uma fatura contiver várias páginas, ela deve estar contida num só ficheiro separado.
Envio dos ficheiros para o serviço de digitalização
Para enviaros ficheiros para o serviço de digitalização, devem seguir-se estes passos:
- Selecionar a entidade que corresponda às faturas a processar.
- Indicar se são faturas emitidas ou recebidas.
- Selecionar o caminho de origem dos ficheiros.
- Clicar no botão Enviar ficheiros.
Os ficheiros enviados para o serviço de digitalização são eliminados da pastade origem e são incorporados na Gestão de documentos do serviço de digitalização.
Revisão dos registos de faturas processadas
O processo de receção de dados das faturas é um procedimento não assistido que é acionado por uma regra de tempo a cada 15 minutos (valor por omissão). O tempo de receção dos ficheiros enviados varia e depende do conteúdo dos ficheiros e do nível de concorrência no serviço OCR. Para atualizar a informação dos registos enviados no formulário Contabilização Scan pode ser utilizado o botão Atualizar.
A partir da opção Scan documentos, se selecionar a Pessoa, Atividade e Negócio e o tipo de fatura (emitida ou recebida), são apresentadas as faturas recebidas do serviço de digitalização e que estão pendentes de registo. Clicando em cada um dos registos, é possível aceder aos detalhes da informação da fatura, bem como à imagem da mesma, para identificar e verificar os dados obtidos.
O sistema tenta identificar:
- O declarante correspondente ao cliente ou fornecedor com base no NIF indicado na fatura.
- A Rubrica P.F. (rendimentos ou gastos), com base na informação histórica registada nos classificadores do cliente ou fornecedor.
- As modalidades e taxas de tributação de IVA, de acordo com a discriminação das bases e das taxas contidas na fatura e em função do tipo de fatura recebido.
Se a fatura tiver um valor de retenção, obtém o código de retenção que tenha sido atribuído ao declarante.
Se não tiver sido possível identificar qualquer das informações necessárias para registar a fatura, o utilizador pode indicá-las ou modificá-las.
Se se tratar de um cliente ou fornecedor ainda não declarado, existe a opção de registar o dito cliente ou fornecedor, devendo seguir estes passos:
- Colocar o cursor sobre a linha correspondente à fatura.
- Clicar no botão Registo do cliente/fornecedor. O sistema cria automaticamente o declarante a partir dos dados recebidos do serviço de digitalização e abre o formulário de declaração para revisão.
- Assim que encerrar o formulário de declarantes e regressar ao Scan documentos, os dados da fatura que dependem dos dados do declarante voltam a ser calculados.
- Se existirem outras faturas na sessão que sejam do mesmo identificador ou NIF, é atribuído automaticamente o declarante que acaba de ser indicado para a primeira fatura.
Registo de faturas
Uma vez revistos os dados recebidos das faturas, deve-se marcar cada uma das faturas a registar e clicar no botão Registar.
Através de Selecionar/Desmarcar é possível marcar ou desmarcar todas as faturas.
O sistema efetua o procedimento de registo de documentos como habitualmente e, se detetar algum incidente, alerta para esta circunstância, ativando a marca de incidentes que aparece na grelha. No separador Detalhe dispõe do texto completo sobre o incidente detetado para que os dados da fatura possam ser revistos e modificados.
No caso da Gestão de documentos, o documento já registado tem o ficheiro da fatura associado na Gestão de documentos.
Perguntas frequentes
Ao clicar sobre cada grupo, pode consultar as respostas às perguntas frequentes:
1. O processo não encontrou a conta do cliente ou fornecedor.
Causa
- Não existem declarantes com o NIF identificado na fatura.
Solução
- Introduzir manualmente um declarante já existente.
- No caso de um declarante novo, ir para a linha correspondente à fatura e clicar no botão Registo do cliente/fornecedor. O sistema cria automaticamente o registo do declarante a partir dos dados recebidos da fatura. Em seguida, abre-se o formulário de declarantes para que possa rever os respetivos dados. Uma vez fechado o formulário, os dados da fatura são atualizados e o mesmo código de declarante é atribuído a todas as faturas pendentes com o mesmo NIF.
2. Não me foi atribuída uma taxa de IVA ou uma taxa de imposto no detalhe das bases e taxas de IVA da fatura
- Nos parâmetros de digitalização, falta indicar a modalidade associada ao tipo de fatura atribuída pela digitalização.
- Nos parâmetros de digitalização, falta indicar a taxa de tributação correspondente à percentagem de IVA da fatura.
Solução
- Nos parâmetros de digitalização, rever as taxas de tributação indicadas, bem como as modalidades atribuídas a cada um dos tipos de fatura possíveis.
3. Como posso modificar os parâmetros de digitalização?
No formulário localizado em Configuração | Digitalização | Parâmetros de digitalização abre-se a manutenção dos parâmetros que se aplicam ao processo.
4. É possível incluir várias faturas num único ficheiro?
Sim, podem ser incluídas várias faturas no mesmo ficheiro, desde que cada fatura seja constituída por uma única página e que todas as faturas sejam do mesmo tipo (emitidas ou recebidas).