Business Navigator

Business Navigator se inicia mediante un sistema básico de workflow (flujo de trabajo), que permite tratar con programas, reglas de negocio y reglas de tiempo. Continúa con un completo sistema de Workflow que permite automatizar procesos de negocio, incluyendo su modelización, análisis, ejecución y control, así como procesos del tipo circuito de aprobación integrado en el objeto de negocio. Por ejemplo, un circuito de aprobación de un pedido, una factura, un alta, una baja, etc.

Business Navigator se caracteriza por la definición, recopilación y explotación de los indicadores BN KPI (Key Performance Indicators, o indicadores clave de rendimiento), mediante los cuales, se puede realizar el seguimiento de los procesos midiendo objetivamente la ganancia de valor, elemento básico para la mejora continua.

Simple Workflow

Conceptos básicos

Simple Workflow es un sistema básico de workflow (flujo de trabajo) que permite tratar con programas, reglas de negocio y reglas de tiempo.

Conceptos básicos

Un programa representa un elemento de trabajo que no requiere interacción con el usuario, una tarea automática. Una tarea es una unidad lógica de trabajo que se puede planificar. Se pueden distinguir tres tipos de tareas:

• Manual. Tarea realizada por una persona sin ayuda de soporte automático.
• Semiautomática. Tarea realizada por una persona con el uso de una aplicación interactiva.
• Automática. Tarea realizada sin intervención humana.

Los programas con los que se trabaja son tareas automáticas y, en último término, consiste en un fragmento de código Java desde el que se puede acceder a todo el potencial de las librerías proporcionadas por el sistema.

Funciones básicas

Puede acceder al editor de programas, después de seleccionar el producto deseado, desde Studio, en Programs. Puede acceder a los programas ya definidos para consultarlos, modificarlos o añadir nuevos.

Mediante la edición de un programa puede indicar el nombre del programa, la descripción, la clase Java de apoyo del programa y el usuario de XRP UI con el que se iniciará la sesión de trabajo y se ejecutará el programa.

También puede acceder a la consulta e impresión de las reglas de negocio definidas después de seleccionar Sistema | Administración, en Business Navigator | Ejecutar un programa. Si lo desea, puede acceder a los procesos en curso y los procesos completados desde las opciones correspondientes.

Conceptos básicos

Una regla de negocio define un conjunto de criterios que, si se cumplen, inicia la ejecución de un programa o un proceso. Es una expresión de la forma IF condition THEN action, de tal manera que si se cumplen todas las condiciones de IF, se ejecutan las acciones de THEN. Una regla de negocio consta de:

• Condiciones. Una condición es una expresión booleana que se evalúa como cierta o falsa, compuesta por uno o más predicados. Los predicados se combinan mediante operadores lógicos AND u OR. Las condiciones están basadas en el entorno.
• Acciones. Un proceso o un programa, cuyos parámetros están basados en el entorno.
• Entorno. El entorno son los datos sobre los que operan las reglas.

Funciones básicas

Puede acceder al editor de reglas de negocio después de seleccionar Sistema | Diseño, en Business Navigator 1 Reglas de negocio. Puede acceder a las reglas de negocio ya definidas para consultarlas, modificarlas o añadir nuevas.

Después de indicar la regla de negocio, el producto, el objeto de negocio, los datos que se solicitan para las condiciones (tipo de primer operando, primer operando, operador, tipo de segundo operando, conector, etc.), seleccionar el proceso o bien el programa e indicar los nombres y tipos de los parámetros del programa; la regla de negocio queda definida.

También puede acceder a la consulta e impresión de las reglas de negocio definidas después de seleccionar Sistema | Administración, en Business Navigator | Activar reglas de negocio.

Elementos relacionados

Desde este formulario puede acceder a las reglas de negocio del mismo objeto, a las reglas de negocio del mismo programa y a las reglas de tiempo del mismo programa.

Conceptos básicos

Una regla de tiempo permite programar la posterior ejecución de un programa, es decir, consiste en la ejecución de un programa en un momento futuro. Es similar a una regla de negocio pero su condición tiene que ver con elementos temporales.

Funciones básicas

Puede acceder al editor de reglas de tiempo después de seleccionar Sistema | Diseño, en Business Navigator | Reglas de tiempo. Puede acceder a las reglas de tiempo ya definidas para consultarlas, modificarlas o añadir nuevas.

Después de indicar la regla de tiempo, el producto y el programa, puede cumplimentar el resto de los campos que considere necesarios para definir la regla de tiempo, por ejemplo, la hora y el periodo de ejecución.

También puede acceder a la consulta e impresión de las reglas de tiempo definidas después de seleccionar Sistema | Administración, en el punto Business Navigator | Iniciar reglas de tiempo. Además, puede acceder a la consulta e impresión de los procesos en curso en Procesos en curso.

El gestor de reglas de tiempo le permite la ejecución repetitiva de un programa de manera programada en el tiempo. Para definir cada cuánto tiempo se va a ejecutar el programa, internamente se emplea una expresión o plantilla CRON. La máscara CRON es una cadena de texto compuesta por cinco campos separados por un espacio en blanco que se utiliza para representar instantes o periodos de tiempo.

Cómo funciona la plantilla CRON

El gestor de reglas de tiempo permite la ejecución repetitiva de un programa de manera programada en el tiempo.

Para definir cada cuanto tiempo se ha de ejecutar el programa, se emplea una expresión o plantilla CRON.

Qué debo hacer

La máscara CRON es una cadena de texto compuesta por cinco campos separados por un espacio en blanco que se utiliza para representar instantes o periodos de tiempo.

Los cinco campos corresponden y por este orden a minuto, hora, día, mes y día de la semana.

El cuanto a su formato se admiten dígitos y los caracteres especiales '*', ',', '-', '/' y '|'.

Un '*' en un campo significa 'para todo' : 'para todo minuto' , 'para toda hora' , 'para todo día del mes' o 'para todo mes del año' o 'para todo día de la semana'.

Podemos especificar valores concretos o listas de valores (separados por ','):

• 30 10 * * * Se ejecuta cada día a las 10:30.
• 15,30,45,0 * * * * : Se ejecuta 4 veces cada hora en los cuartos.
• 30 10 * * 1,2,3,4,5 : Se ejecuta cada día a las 10:30 excepto los sábados y domingos, donde 0 indica domingo, 1 indica el lunes, etc.

Con el '–' se puede indicar un intervalo:

• 30 8-20 * * *: Se ejecuta a y media entre las 8 y las 20 horas, cada día.
• 30 10 1-15 * *: Se ejecuta a las 10:30 cada día los 15 primeros días del mes.

Con el '/' permite especificar repeticiones:

• */5 * * * * : Se ejecuta cada 5 minutos.
• 30 */2 * * *: Se ejecuta a y media cada 2 horas.
• 30 8-20/3 * * *: Se ejecuta a y media cada 3 horas entre las 8 y las 20.
• Nota importante: Por ejemplo en caso de */14 * * * *: Se ejecuta cada 14 minutos, es decir, en los minutos 0,14,28,42 y 56. Con el cambio de hora, se reinicia de nuevo la secuencia, es decir se sigue de nuevo con 0,14,28,42 y 56. Es por esto que se aconseja usar un divisor propio de 60.

Con el '|' se pueden concatenar varias expresiones CRON:

• 30 10 * * * | 45 12 * * * | 30 0-9 * * *: Se ejecuta cada día a las 10:30, a las 12:45 y a y medía entre las 0 y las 10.

Puede acceder a Simple Workflow después de seleccionar Sistema | Administración, en Business Navigator. El sistema aborda las siguientes áreas o dominios:

• Entorno de modelado. Studio ofrece las herramientas de diseño necesarias para la definición de los programas y XRP UI para la definición de las reglas de negocio y reglas de tiempo.
• Entorno de ejecución. El servidor incluye un motor de programas y un motor de reglas de tiempo.
• Entorno de administración y seguimiento. XRP UI le ofrece las herramientas de monitorización y seguimiento de los programas, reglas de negocio y reglas de tiempo.

XRP UI le ofrece las herramientas de diseño necesarias para la definición de diagramas de Workflow y reglas de distribución. El entorno de diseño de Business Navigator consta del diseñador de diagramas, los atributos y las reglas de distribución.

Diagramas

Los flujos de trabajo se crean mediante el diseñador de diagramas de Business Navigator, que permite crear los diagramas y modelar los procesos de forma gráfica. Los procesos que se representan mediante diagramas constan de los siguientes elementos y sus conectores:

• Inicio
• Actividad (manual si requiere de un destinatario que se responsabilice de su ejecución, o automática si se realiza sin ninguna intervención humana)
• Bifurcación
• Unión
• Subproceso
• Fin

En el árbol de navegación puede acceder al diseñador de diagramas de Business Navigator, después de seleccionar Sistema | Diseño en el punto Business Navigator | Diagramas. Puede acceder a los diagramas ya definidos para consultarlos, modificarlos o añadir nuevos.

Después de hacer clic en un tipo de elemento y arrastrarlo hasta la posición deseada en el diagrama, puede guardar los cambios. Si desea añadir un conector entre elementos, puede hacer clic en el centro de la imagen del elemento de origen y arrastrar el cursor hasta el elemento de destino.

Los elementos del diagrama disponen de propiedades (código, diagrama, objeto de negocio, etc.) que puede consultar y modificar, mediante el botón correspondiente, después de seleccionar el elemento.

Atributos

Un atributo consiste en una definición lógica de un tipo de dato al que se le pueden vincular campos de distintos objetos de negocio, permitiendo definir reglas independientes del objeto de negocio. Se utilizan para relacionar objetos conceptualmente del mismo tipo.

En el árbol de navegación puede acceder al editor de atributos después de seleccionar Sistema | Diseño, en Business Navigator | Atributos. Puede acceder a los atributos ya definidos para consultarlos, modificarlos o añadir nuevos.

Después de indicar el nombre, el producto y los objetos de negocio y campos vinculados, el atributo queda definido.

Regla de distribución

Una regla de distribución consiste en un conjunto ordenado de expresiones lógicas evaluables, a las que se les asigna un destinatario. Están definidas para cada tarea del proceso, con el fin de determinar el usuario destinatario de la actividad manual. Las reglas se evalúan de manera correlativa hasta encontrar una regla que se evalúe como cierta, y su usuario pasa a ser el destinatario de la actividad manual.

Las reglas de distribución (de igual manera que las reglas de negocio) son expresiones de la forma IF condition THEN action, de tal manera que, si se cumplen todas las condiciones de IF, se ejecutan las acciones de THEN. Una regla de distribución consta de:

• Condiciones. Una condición es una expresión booleana que se evalúa como cierta o falsa, compuesta por uno o más predicados. Los predicados se combinan mediante operadores lógicos AND u OR. Las condiciones están basadas en el entorno.
• Acciones. Un destinatario de una activad manual.
• Entorno. El entorno son los datos sobre los que operan las reglas. Dispone de un subsistema, el motor de reglas de distribución, que permite evaluar las reglas y, si procede, seleccionar los candidatos.

Puede acceder al editor de reglas de distribución después de seleccionar Sistema | Diseño, en Business Navigator | Reglas de distribución. Puede acceder a las reglas de distribución ya definidas para consultarlas, modificarlas o añadir nuevas.

Después de indicar el código, el objetivo de la regla de distribución, el producto, la estructura y los datos de los elementos destinatarios y las condiciones, la regla de distribución queda definida.

XRP UI le ofrece las herramientas de monitorización y seguimiento de los procesos en curso y completados. El sistema de Business Navigator dispone de herramientas de administración y seguimiento para llevar a cabo tareas de mantenimiento del sistema y de las aplicaciones. Un administrador puede verificar los procesos en curso y los completados.

Cualquier usuario administrador puede acceder al entorno de administración de un proceso, así como los administradores de procesos. El administrador del proceso es el responsable del proceso: tiene control total sobre el diagrama que administra y sus instancias, capacidad para realizar acciones de administración sobre él, y se asigna desde la página de propiedades generales del diagrama.

Si es usuario administrador, puede acceder a las herramientas de seguimiento de los procesos después de seleccionar Sistema | Administración, en Business Navigator | Procesos en curso y Procesos completados.

Si es administrador de proceso, no administrador, puede acceder a las herramientas de seguimiento después de seleccionar Business Navigator, en Administración | Procesos en curso y Procesos completados.

Puede seleccionar un proceso en curso y consultar el detalle de los datos generales, las actividades en curso y las completadas. Desde el detalle del proceso, puede reasignar la actividad en curso de un usuario a otro usuario o cancelar el proceso en curso y enviarlo al histórico de procesos. También puede visualizar el estado de circuito, mediante el icono correspondiente.

Puede acceder seleccionar un proceso completado y consultar el detalle de los datos generales y las actividades realizadas.

El usuario administrador puede crear un nuevo widget para mostrar los procesos. Dispone de tres modelos de widgets: Procesos en ejecución, Procesos finalizados y Tareas pendientes.

XRP UI le ofrece las herramientas de seguimiento de las propias tareas pendientes. El sistema de  Business Navigator dispone de diversas interfaces para el participante, como parte del entorno o integradas en las aplicaciones del usuario, con lo que el flujo de trabajo es transparente para el usuario final.

Puede acceder a las herramientas de seguimiento de las tareas personales pendientes desde Business Navigator. Puede consultar los siguientes puntos:

• Alertas. Procesos en demora, en los que se ha sobrepasado el tiempo máximo deseable para atender la tarea.
• Tareas pendientes. Procesos en curso en los que es necesaria la atención del usuario.
• Procesos. Procesos que puede iniciar el usuario

En la lista previa de tareas pendientes puede seleccionar una de las tareas y acceder al formulario de aprobaciones o al de mantenimiento correspondiente. En ambos casos, se muestra la descripción de la acción que se ha de realizar y las acciones posibles.

Puede crear un nuevo widget para mostrar sus tareas pendientes de completar. Dispone de tres modelos de widgets: Procesos en ejecución, Procesos finalizados y Tareas pendientes.

XRP UI le ofrece la herramienta de diseño necesaria para la definición de KPI.

Funciones básicas

Puede acceder a las herramientas de diseño de KPI después de seleccionar Sistema | Diseño, en Business Navigator | Business Navigator KPI.

Después de indicar el código del indicador, el producto, puede introducir el resto de datos que considere oportunos (nombre del indicador, descripción y referencias). Puede definir indicadores para ser explotados. En el diseñador de diagramas de Business Navigator puede asignar un KPI predefinido a una variable de proceso.

Además, Ekon UI ofrece un catálogo de indicadores predefinidos y asignados a todos los procesos para evaluar el estado de los procesos (tiempo total de la duración del proceso, tiempo del valor añadido del proceso, contador global de asignaciones a actividades manuales, etc.).

¿Definición de KPI?

Posibilidad de definir indicadores para que puedan ser explotados. Desde la diseñadora de Diagramas Business Navigator se permite asignar un KPI predefinido a una variable de proceso.

La plataforma ofrece un catálogo de indicadores que permitirán evaluar el estado de salud de los procesos. Estos indicadores están predefinidos y asignados a todos los procesos.

Indicadores por proceso:

• Tiempo total (Lead Time). La duración total del proceso. Tiempo en segundos desde que se inicia el proceso hasta que finaliza.
• Tiempo valor añadido (Value Added Time). La duración total del valor añadido del proceso. Coincide con el Lead Time pero en el que se han descontado los tiempos muertos en las actividades manuales; es decir, la suma de tiempos en los que la actividad ha permanecido como pendiente de asignación.
• Contador global asignaciones (Global Assigns). El contador global de asignaciones a actividades manuales.
• Contador global desasignaciones (Global Deassigns). El contador global de deasignaciones a las actividades manuales.
• Contador global retrocesos (Global Rejects). El contador global de retrocesos en actividades manuales.
• Contador global tiempos límite (Global Dead Lines). Un contador global de tiempos límites excedidos. Cualquier valor en positivo indica que no se ha atendido a tiempo una actividad manual.
• Contador global pasos (Global Steps). Un contador global de los pasos realizados durante el proceso.

Indicadores por actividad:

• Duración total (Activity Lead Time). La duración total de la actividad. Tiempo en segundos desde que inicia la actividad manual hasta que finaliza.
• Valor añadido (Activity Value Added Time). La duración de la actividad en segundos desde que se ha asignado hasta que ha finalizado. Coincide con Activity Lead Time pero descontando los tiempos muertos; es decir la suma de tiempos en los que la actividad ha permanecido como pendiente de asignación.
• Contador asignaciones (Activity Assigns). El contador de las asignaciones a una actividad manual.
• Contador desasignaciones (Activity Deassigns). El contador de las deasignaciones a una actividad manual.
• Contador tiempos límite (Activity Dead Lines). El contador de los tiempos límites excedidos en una actividad manual.
• Contador retrocesos (Activity Rejects). El contador de los retrocesos en una actividad manual.
• Duración tiempo límite (Activity Dead Line Time). El tiempo en que se ha permanecido en tiempo límite excedido; en situación de incumplimiento. Cualquier valor en positivo indica que no se ha atendido a tiempo la actividad.
• Duración actividad automática (Activity Time). La duración total de la actividad automática en segundos.

XRP UI le ofrece las herramientas de administración de KPI.

Funciones básicas

Si es usuario administrador de Ekon, puede acceder a las herramientas de administración de KPI después de seleccionar Sistema |Administración, en Business Navigator | Business Navigator KPI | Activación de KPI y Activación de KPI por proceso.

En el formulario de tipo detalle, puede seleccionar un indicador y consultar su definición así como activar o desactivar la recopilación de datos mediante la casilla correspondiente.

XRP UI le ofrece las herramientas de explotación de KPI.

Funciones básicas

Si es usuario administrador de Ekon, puede acceder a las herramientas de explotación de KPI después de seleccionar Sistema | Administración, en Business Navigator | Escritorio de Business Navigator.

Desde Business Navigator | Business Navigator KPI puede acceder a una consulta extendida por meses de los indicadores, así como consultar y modificar el histórico de indicadores.