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Scan EDS (Estimación Directa Simplificada) digitaliza, contabiliza y archiva las facturas ahorrando tiempo y minimizando errores.
Primeros pasos
La primera vez que se accede a Documentos Scan para una Persona, Actividad y Negocio, se crean de forma automática los parámetros de Scan por defecto. Los parámetros de Scan son los valores que se utilizan para autocompletar la información de las facturas digitalizadas con los datos necesarios para su tratamiento en la aplicación.
Desde Configuración | Scan | Parámetros Scan se accede los parámetros del proceso de registro de documentos. Es importanterevisar que los valores de los parámetros son los correctos y adecuados.Scan utiliza la Gestión documental para el archivo de las facturas asociadas a cada uno de los documentos que se registran. Para que el sistema funcione correctamente se debe asegurar que la carpeta de la Gestión documental tiene indicada la ruta física correcta y que esta ruta física existe en el sistema de archivos. El sistema en Cloud, ya está preconfigurado con la rutas adecuada de la Gestión documental.
La carpeta de la Gestión documental que se requiere es pc_ocr.
Se debe revisar con especial cuidado la lista de los tipos impositivos que se van a utilizar, así como la modalidad de IVA que se asigna a cada tipo de factura que identifica el servicio de digitalización.
Recopilación los documentos para el envío al sistema de digitalización
El primer paso es subir los ficheros de las facturas que se van tratar a la carpeta de la transferencia de archivos que se va a utilizar para el envío al servicio de digitalización.
- Debe existir una carpeta para cada una de las entidades que corresponda al tratamiento de las facturas.
- Los formatos de archivos admitidos por el servicio son: .pdf, .jpg, .tiff y .png.
- El tamaño máximo recomendado para garantizar el rendimiento óptimo del proceso es de 200Kb.
- Un archivo puede estar conformado por diferentes facturas, siempre que cada una de las páginas del fichero se corresponda con una factura independiente, el sistema lo reconoce automáticamente y divide el documento en tantos ficheros como facturas incluya.
- En el caso de que una factura contenga varias páginas, esta factura debe estar conformada en un único fichero separado.
Envío de los ficheros al servicio de digitalización
Para enviarlos ficheros al servicio de digitalización se deben seguir los siguientes pasos:
- Seleccionar la entidad que corresponda a las facturas que se van a tratar.
- Indicar si se trata de facturas emitidas o recibidas.
- Seleccionar la ruta origen de los ficheros.
- Pulsar el botón Enviar ficheros.
Los ficheros enviados al servicio de digitalización se eliminan de la carpetaorigen y se incorporan a la Gestión documental del servicio de Scan.
Revisión de los registros de facturas tratadas
El proceso de recepción de datos de las facturas es un procedimiento desasistido que se lanza mediante una regla de tiempo cada 15 minutos (valor por defecto). El tiempo de recepción de los ficheros enviados es variable y depende del contenido de los ficheros y del nivel de concurrencia en el servicio de OCR. Para actualizar la información de los registros enviados en el formulario Contabilización Scan se puede utilizar el botón Actualizar.
Desde la opción Documentos Scan, seleccionando la Persona, Actividad y Negocio y el tipo de factura (Emitida o Recibida), se muestran las facturas recibidas del servicio de digitalización y que están pendientes de registrar. Situándose en cada uno de los registros, es posible acceder al detalle de la información de la factura, así como a la imagen de la misma para poder identificar y verificar los datos obtenidos.
El sistema intenta identificar:
- El declarado que corresponde al cliente o proveedor a partir del NIF que consta en la factura.
- El Concepto P.F. (Ingreso o Gasto), a partir de la información histórica registrada en los libros para el cliente o proveedor.
- Las modalidades y los tipos impositivos de IVA según el desglose de bases y cuotas contenido en la factura y en función del tipo de factura recibido.
En caso de que la factura tenga importe de retención, obtiene el código de retención que tenga asignado el declarado.
En caso de que no haya sido posible identificar algún dato necesario para registrar la factura, el usuario puede indicarlo o modificarlo.
En el caso de que se trate de un cliente o un proveedor que no existe como declarado, se dispone de una opción para dar de alta el declarado, para ello se deben seguir estos pasos:
- Situarse en la línea correspondiente a la factura.
- Pulsar el botón Alta de declarado. El sistema crea, automáticamente, el declarado a partir de los datos recibidos por el servicio de digitalización y abrirá el formulario de declarados para su revisión.
- Una vez se cierre el formulario de declarados y se vuelva al formulario de Documentos Scan, se recalculan los datos de la factura que son dependientes del declarado indicado.
- En el caso de que existan otras facturas en la sesión que sean del mismo identificador o NIF, automáticamente se asigna el declarado que se acaba de indicar para la primera factura.
Registro de las facturas
Mediante Seleccionar/Deseleccionar es posible marcar o desmarcar todas las facturas.
En el caso de la Gestión documental, el documento ya registrado tiene asociado el fichero de la factura en la Gestión documental.
Preguntas frecuentes
Pulsando sobre cada grupo se pueden consultar las respuestas a las FAQ:
1. El proceso no ha encontrado la cuenta del cliente o proveedor
Solución
- Indicar manualmente un declarado ya existente.
- En caso de tratarse de un nuevo declarado, situarse en la línea que corresponda a la factura y pulsar el botón Alta de declarado. El sistema crea el registro del declarado de forma automática a partir de los datos recibidos de la factura. A continuación, se abre el formulario de declarados para que pueda revisar los datos del mismo. Una vez se cierre el formulario, se actualizan los datos de la factura y se les asigna el mismo código de declarado a a todas las facturas pendientes que tengan el mismo NIF.
2. En el detalle de bases y cuotas de IVA de la factura no me ha asignado modalidad de IVA o tipo impositivo
- En los parámetros de Scan, falta indicar la modalidad asociada al tipo de factura asignado por Scan.
- En los parámetros de Scan, falta indicar el tipo impositivo correspondiente al porcentaje de IVA de la factura.
Solución
- En los parámetros de Scan, revisar los tipos impositivos informados, así como las modalidades asignadas a cada uno de los tipos de factura posibles.
3. ¿Cómo modifico los parámetros de Scan?
En el formulario ubicado en Configuración | Scan | Parámetros de Scan se abre el mantenimiento de los parámetros que se aplican en el proceso.
4. ¿Es posible incluir en un sólo fichero varias facturas?
Sí, se pueden incluir diversas facturas en un mismo fichero, siempre que cada factura se componga de una única página y que todas las facturas sean del mismo tipo (Emitidas o Recibidas).