No Cegid Docs, uma categoria é uma classificação ou agrupamento específico atribuído a documentos com características ou propósitos semelhantes.
A criação e eliminação de categorias apenas pode ser efetuada por utilizadores com perfil de Gestor no Cegid Workspace.
Criar Categorias
As categorias devem ser criadas para otimizar a organização, pesquisa e acesso aos documentos, tornando o arquivo mais intuitivo e fácil de usar. Desta forma, as categorias permitem classificar documentos com base nas suas especificidades.
Apesar da aplicação disponibilizar um conjunto de categorias de base, poderá criar as categorias necessárias à realidade da organização.
Esta operação apenas pode ser efetuada por utilizadores com perfil de Gestor no Cegid Workspace.
Para criar categorias, siga os seguintes passos:
Aceder a Configurações | Categorias;
Clicar em Criar;
Inserir um código identificativo da categoria;
Inserir o Nome da categoria clicando em Traduções. Poderá indicar o nome em vários idiomas;
Indicar uma Descrição clicando em Traduções (opcional). Poderá inserir a descrição em vários idiomas;
Ativar a opção Predefinido se pretender que seja sugerido ao criar uma Pasta Inteligente;
Ativar a opção Fiscalmente Relevante se pretender que a categoria seja usada em documentos desta natureza. Estas categorias só estarão disponíveis nas Pastas Inteligentes que gerem documentos fiscalmente relevantes;
Clicar em Gravar.
Eliminar Categoria
Quando as categorias entretanto criadas já não forem necessárias, poderá eliminá-las. No entanto, não poderá eliminar:
categorias de sistema;
categorias que foram criadas por aplicações terceiras e estão definidas com Gerido Externamente;
categorias que estejam a ser utilizadas por documentos. Nestes casos, deverá removê-las das respetivas pastas inteligentes e dos documentos.
Para eliminar categorias, siga os seguintes passos:
Aceder a Configurações | Categorias;
Selecionar as categorias pretendidas;
Clicar no ícone Eliminar;
Confirmar a operação.